Évaluation CSS des chercheurs INRAE : Foire à questions

1. Quels sont les prérequis pour utiliser l’export ?

Il suffit d’avoir un idHAL. L’idHAL est l’identifiant unique et pérenne d’un auteur sur HAL. Pour créer son idHAL : voir la rubrique 3 de la FAQ. Pour obtenir l’export le plus fiable et le plus complet possible, vos données doivent être à jour dans HAL INRAE. La qualité de l'export dépend des informations présentes dans HAL. Il peut être incomplet, les publications peuvent ne pas se trouver ventilées dans les bonnes rubriques etc. Il vous appartient de vérifier et de rectifier au besoin l’exhaustivité des données, leur exactitude et l'affichage des publications dans les rubriques pertinentes. Voir la rubrique 5 de la FAQ.

2. Comment créer un compte dans HAL ?

Accédez à toutes les informations utiles pour créer votre compte dans HAL en cliquant ici.

3. Comment créer son idHAL ?

Visionnez la documentation HAL pour savoir comment créer et configurer votre idHAL en cliquant ici.

L’équipe HAL INRAE propose chaque mois une formation pour créer et gérer son idHAL : planning des sessions.

4. Je ne sais pas si j'ai un idHAL - ou je ne retrouve plus mon idHAL ?

Connectez-vous dans HAL INRAE, en haut à droite. Au niveau de votre nom, cliquez sur “Mon profil”. Votre idHAL s’affiche dans “Mes identifiants”. Il est généralement de la forme prenom-nom. Si vous n'avez pas d'idHAL, l'option « Configurez mon idHAL » est affichée.

5. Pourquoi toutes mes publications n'apparaissent pas dans l'export ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer qu’une publication n’apparaît pas dans l’export :

  • 1. la date de publication ne correspond pas au pas de temps que vous avez renseigné dans Année de début - Année de fin
  • 2. la publication n’est pas liée à votre idHAL. Vous pouvez ainsi figurer comme auteur de la publication mais la forme auteur qui a été utilisée n’est pas liée à votre idHAL. Voir la rubrique 7 de la FAQ.
  • 3. la publication n’a pas été déposée dans HAL. Vous pouvez procéder au dépôt : voir la rubrique 9 de la FAQ.

6. Quels sont les critères pris en compte dans la ventilation ?

La ventilation des publications se base sur les métadonnées de chaque dépôt dans HAL INRAE. Les métadonnées essentielles prises en compte sont : le type de document (parfois le sous-type de document), le public visé, le comité de lecture (pour les articles), la présence d’un identifiant arXiv ou bioRxiv (pour les prépublications). Voir le détail des critères de ventilation.

7. La ventilation n’est pas correcte - J’ai beaucoup de publications non ventilées : pourquoi ?

La ventilation des publications se base sur les métadonnées de chaque dépôt dans HAL INRAE. Les métadonnées essentielles prises en compte sont : le type de document (parfois le sous-type de document), le public visé, le comité de lecture (pour les articles), la présence d’un identifiant arXiv ou bioRxiv (pour les prépublications). Si ces données sont incomplètes ou incorrectes dans HAL INRAE, la référence bibliographique ne sera pas ventilée dans la bonne rubrique ou apparaîtra dans "E. Autres productions non référencées ou non ventilées par HAL" (voir le détail des critères de ventilation). L’export n’est pas un document finalisé, vous pouvez reclasser par copier/coller la référence dans la bonne rubrique. Nous vous recommandons aussi de procéder à la correction des données directement dans HAL INRAE. Voir la rubrique 8 de la FAQ.

8. Il y a des erreurs dans les références bibliographiques de mon export (sur le titre, les auteurs, le type de document, la date…) : comment les corriger dans HAL INRAE ?

En cas d’erreur vous pouvez corriger les dépôts dont vous êtes propriétaires dans HAL INRAE. Utilisez dans l’export le lien présent à la fin de chaque référence bibliographique pour afficher la publication dans HAL INRAE ou la fonctionnalité “Lancer la recherche sur HAL INRAE” (proposée sur le site https://export.hal.inrae.fr/css/). En étant connecté et identifié comme auteur de la publication, vous pouvez “Modifier les métadonnées” de la notice dans HAL et ainsi procéder à des corrections. Si ce bouton n’apparaît pas, c’est que le système ne vous a pas identifié comme propriétaire de la publication. Utilisez le bouton “Demander la propriété”. Le propriétaire du dépôt recevra une demande de partage de propriété. Une fois celle-ci accordée, vous en serez notifié par mail. Vous aurez le droit de modification sur le dépôt via le bouton “Modifier les métadonnées”.

9. Certaines publications dans HAL INRAE ne sont pas liées à mon idHAL et n’apparaissent pas dans ma liste de publications : comment corriger ?

L'export affiche les publications liées à votre idHAL. Les publications qui ne sont pas liées à votre idHAL n'apparaîtront pas. Visionnez la documentation HAL pour savoir comment créer et configurer votre idHAL en cliquant ici; ou consultez la fiche pratique. L’équipe HAL INRAE propose chaque mois une formation pour créer et gérer son idHAL : https://ist.inrae.fr/produit/hal-inrae-formation/.

10. Il y a des doublons dans ma liste de publications : comment les supprimer dans HAL INRAE ?

Les sources d'alimentation de HAL sont multiples : dépôt direct par un co-auteur ou un personnel d'appui à la recherche, alimentation par des archives institutionnelles reversantes, par des éditeurs dans le cadre de contrats spécifiques (Elsevier, Springer…), etc. Ce qui multiplie d'autant l’existence de doublons. Si vous identifiez un doublon, vous pouvez utiliser le formulaire en ligne de signalement de doublon. L’équipe HAL INRAE le traitera dans les meilleurs délais.

11. Comment faire un dépôt dans HAL INRAE ?

S’il manque une publication dans votre export, vous pouvez la déposer dans HAL INRAE. Vérifiez au préalable qu’elle ne se trouve pas déjà dans HAL mais sans être liée à votre idHAL (pour lier une publication à votre idHAL : voir la rubrique 9 de la FAQ). Pour déposer une publication dans HAL INRAE vous devez avoir un compte HAL. Avoir un idHAL est aussi conseillé. Utilisez ensuite le formulaire de dépôt de publication : https://hal.inrae.fr/submit/index Le dépôt sera ensuite contrôlé par un modérateur HAL INRAE. Pour vous aider, tous les mois une open class “Déposer dans HAL INRAE” est proposée par l'équipe HAL INRAE. Consultez le planning des sessions ("Prochaines Open Class" affichées à droite). L'équipe du Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD, unité mixte de service qui gère HAL) propose aussi des formations au dépôt dans HAL sous forme de module e-learning (20min) en accès permanent ou de webinaire (1h) à échéance régulière. Consultez le menu « Déposer dans HAL » sur la page Formations.

12. Comment demander la propriété d’un dépôt dans HAL INRAE ?

En étant connecté dans HAL INRAE, sélectionnez le dépôt dont vous voulez demander la propriété. Utilisez le bouton “Demander la propriété” dans le menu latéral droit. Le propriétaire du dépôt recevra une demande de partage de propriété. Une fois accordée vous aurez le droit de modification sur le dépôt. Vous pouvez aussi contacter le support hal@inrae.fr. En savoir plus : Que veut dire “Demander la propriété” ?

13. Pourquoi toutes les publications de mon export n’apparaissent pas dans HAL INRAE quand j’utilise l’option “Lancer la recherche sur HAL INRAE” ?

HAL INRAE n’affiche que les publications pour lesquelles vous êtes affilié à INRAE (ou INRA ou Irstea). Si vous avez publié sous une autre affiliation, cette publication n’apparaîtra pas dans HAL INRAE. S’il s’agit d’une erreur et que cette publication devrait apparaître dans HAL INRAE : reportez-vous à la rubrique 8 de la FAQ expliquant comment corriger vos données dans HAL INRAE. Remarque : l’export CSS embarque toutes vos publications, quelle que soit l’affiliation utilisée (INRAE ou non).

14. Comment exporter l’ensemble de mes publications ?

Si vous ne renseignez pas d'information de date dans "Année de début" et "Année de fin", l'ensemble de vos publications sera exporté.

15. Comment sont triés les résultats de l’export ?

Les résultats sont triés par date de publication décroissante au sein de chaque rubrique. Pour les rubriques contenant plusieurs types de publications, les publications sont triées par type puis par date.

16. Où apparaissent les posters ?

Il n’y a pas de rubrique spécifique pour les posters. Ils apparaissent à la suite des rubriques contenant les Communications à un congrès. La mention [Poster] précise qu’il s’agit d’un poster.

17. Où apparaissent les Directions d’ouvrages ou d’actes ? Où signaler les Proceedings ?

Il n’existe plus dans HAL de type de document « Direction d’ouvrage ». Les Directions d’ouvrage scientifique peuvent être référencées dans la rubrique A.1.6. Ouvrages complets et/ou direction d’ouvrages ou d’actes. Les Directions d’actes sont identifiées dans HAL comme des Proceedings (Recueil de communications). L’export fait apparaître les Proceedings scientifiques dans la rubrique A.1.6. Ouvrages complets et/ou direction d’ouvrages ou d’actes.

18. Pourquoi les jeux de données n’apparaissent pas dans l’export ?

HAL ne recense pas les jeux de données. Vos jeux de données se trouvent peut-être dans la base institutionnelle d’INRAE https://entrepot.recherche.data.gouv.fr/dataverse/inrae ou sur une autre base (Zenodo, FigShare…).
Procédure pour déposer un jeu de données : https://recherche.data.gouv.fr/fr/aide-en-ligne
Actuellement, il n’est pas possible d’exporter une liste de jeux de données depuis Data INRAE. Vous pouvez toutefois copier-coller la citation de vos jeux de données en effectuant une recherche sur le portail Data INRAE. Pour plus d’informations contactez le support Data INRAE : datainrae@inrae.fr

19. Pourquoi certaines de mes activités (encadrement de stage, jury de thèse etc.) n’apparaissent pas dans l’export ?

Votre nom figure peut-être dans HAL INRAE en qualité d’encadrant de Thèse ou directeur de Mémoire. Mais cette donnée n’étant pas liée à l’idHAL, la référence concernée n’apparaîtra pas dans l’export. De manière générale HAL recense les produits de la recherche mais pas les activités.

20. Que signifie le sigle OA à la fin de certaines références bibliographiques ?

A la fin de chaque référence bibliographique, la mention OA s'affiche si le texte intégral de la publication est en accès libre sur HAL ou ailleurs (site de la revue, serveur de preprint, autre archive ouverte…). Cette mention est cliquable et donne un accès direct au document. Depuis 2023, les dossiers soumis pour l’évaluation-conseil ou pour les promotions doivent donner accès à une version autorisée du texte intégral des articles scientifiques pour pouvoir être considérés par les évaluateurs. Dans la Liste des réalisations et activités produite par l’export, cela concerne :
  • les articles à destination des communautés scientifiques, validés par les pairs et publiés dans une revue à comité de lecture ou dans un entrepôt de documents en accès libre (A.1.1)
  • les articles de synthèse publiés dans une revue avec comité de lecture (A.1.4)
  • les datapapers (A.1.5)
Consultez la documentation sur l’évaluation INRAE et le libre accès des publications pour plus d’informations. Les références bibliographiques qui ne sont pas en libre accès sont signalées par la mention « Le document n’est pas en libre accès ! ». Voir la rubrique 21 de la FAQ.

21. Que signifie la mention « Le document n’est pas en libre accès ! » à la fin de certaines références bibliographiques ?

Depuis 2023, les dossiers soumis pour l’évaluation-conseil ou pour les promotions doivent donner accès à une version autorisée du texte intégral des articles scientifiques pour pouvoir être considérés par les évaluateurs. Dans la Liste des réalisations et activités produite par l’export, cela concerne :
  • les articles à destination des communautés scientifiques, validés par les pairs et publiés dans une revue à comité de lecture ou dans un entrepôt de documents en accès libre (A.1.1)
  • les articles de synthèse publiés dans une revue avec comité de lecture (A.1.4)
  • les datapapers (A.1.5)
Pour ces rubriques seulement, la mention « Le document n’est pas en libre accès ! » signale pour chaque référence bibliographique concernée que le texte intégral de l’article doit être ajouté dans HAL INRAE afin d’être pris en compte par les évaluateurs. Consultez la documentation sur l’évaluation INRAE et le libre accès des publications pour plus d’informations.

22. Où faire apparaître les rapports d’évaluation/ relectures/ review d’articles ? ?

Si les reviews sont accessibles en libre accès, elles doivent apparaître dans la rubrique « A.1.8 Relecture d’articles ».
L’export CSS n’assigne pas automatiquement ces productions à la rubrique A.1.8. Selon les informations saisies dans HAL au moment du dépôt, les évaluations d’articles peuvent apparaître dans différentes rubriques. A titre d’exemple, les recommandations des Peer Community In (PCI) déposées dans HAL en tant que « Autre publication scientifique » sont ventilées dans la rubrique « E. Autres productions non référencées ou non ventilées par HAL ».
Le format de citation produit par l’export est le suivant : Florence Gondret (2022-08-06). Varying the hemicellulose content in sow’s lactation diets enlightened again the importance of early-life interventions for improving health and performance of small piglets during the post-weaning period. Peer Community in Animal Science, 100014, https://dx.doi.org/10.24072/pci.animsci.100014. Voir le dépôt HAL INRAE.
Il appartient donc à l’évalué de déplacer la référence dans la rubrique prévue à cet effet « A.1.8 Relecture d’articles ».

23. Où faire apparaître les preprints révisés par les pairs (comme par exemple les preprints recommandés par une PCI) ?

Les preprints recommandés par une Peer Community In (PCI) doivent être mentionnés dans la rubrique « A.1.1 Articles à destination des communautés scientifiques, validés par les pairs et publiés dans une revue à comité de lecture ou dans un entrepôt de documents en accès libre (comme par exemple les Peer Community In) ».
L’export CSS n’assigne pas automatiquement ces productions à la rubrique A.1.1. Selon les informations saisies dans HAL au moment du dépôt, les preprints révisés peuvent apparaître dans différentes rubriques. Dans la plupart des cas ils apparaîtront en rubrique A.1.2. « Manuscrits déposés dans un entrepôt de documents d’accès libre non validés par les pairs (« preprints ») ou articles soumis à une revue ou déposés dans un entrepôt de documents d’accès libre en attente de validation par les pairs ».
Le format de citation produit par l’export est le suivant : Alex Stemmelen, Alain Paquette, Marie-Lise Benot, Yasmine Kadiri, Hervé Jactel, Bastien Castagneyrol (2020). Insect herbivory on urban trees: Complementary effects of tree neighbours and predation. https://dx.doi.org/10.1101/2020.04.15.042317, n° biorxiv: 2020.04.15.042317. Voir le dépôt HAL INRAE.
Il appartient donc à l’évalué de déplacer la référence dans la rubrique prévue à cet effet « A.1.1 Articles à destination des communautés scientifiques, validés par les pairs et publiés dans une revue à comité de lecture ou dans un entrepôt de documents en accès libre (comme par exemple les Peer Community In) ».

24. Quelles sont les règles d’affichage des co-auteurs dans la citation ?

Seuls les dix premiers co-auteurs de la publication sont affichés dans la citation. L’auteur évalué apparaît toujours dans la liste, même s’il ne fait pas partie des dix premiers. On utilise alors des points de suspension … , puis « et al. » s’il n’est pas dernier auteur.
Exemple :
Auteur 1, Auteur 2, Auteur 3, Auteur 4, Auteur 5, Auteur 6, Auteur 7, Auteur 8, Auteur 9, Auteur 10 ... Auteur évalué et al. (2023). Titre. Revue, doi, etc.